NordiCare personuppgiftspolicy

Din personliga integritet

Vi värnar våra kunders integritet och att hantera våra kunders personuppgifter på ett betryggande sätt enligt gällande lagstiftning. Denna policy syftar till transparent beskriva den hantering av personuppgifter som sker inom ramen för NordiCares verksamhet.

NordiCare behandlar endast personuppgifter för särskilt angivna ändamål vilka beskrivs närmare nedan. Huvudsakligen behandlas personuppgifter i vårt kundhanteringssystem samt ekonomi- och bokföringssystem. Informationen vi samlar in behövs för att vi ska kunna behandla och expediera köp, byten och reklamationer, för vår bokföring samt för att ge våra kunder en god och pålitlig service. Vi samlar in uppgifter från nya intressenter och potentiella kunder som efterfrågat mer information om våra produkter eller vårt företag. Vi gör utskick och nyhetsbrev till de företagskunder som valt att prenumerera på nyheter från oss.

NordiCare är personuppgiftsansvarig för all behandlingen av de personuppgifter vi samlar in för att kunna bedriva vår verksamhet.

Personuppgifter

Personuppgifter är all slags information som kan hänföras till en fysisk person i livet. De personuppgifter som NordiCare samlar in och behandlar utgörs huvudsakligen av namn, adress, e-postadress, telefonnummer, ordernummer och kundnummer. Uppgifter som behövs för att fullgöra avtal och leverans. NordiCare samlar även in information om våra företagskunders produkt- och sortimentsintresse, baserat på lämnad information av våra kunder och verksamheten kunden bedriver.

Insamling av personuppgifter

NordiCare samlar huvudsakligen in personuppgifter i form av de uppgifter som lämnas direkt till oss av våra kunder och intressenter. Antingen med stöd av samtycke eller för att kunna fullgöra avtalsrelationer med våra kunder.

För våra företagskunder samlas uppgifter in när företaget blir kund hos oss, i samband med bokning av kundmöten eller genom personlig kontakt med företaget på mässor eller andra evenemang. Vi behandlar uppgifter om våra företagskunder i vårt kundhanteringssystem samt i vårt ekonomi- och bokföringssystem där bland annat transaktioner, orders och fakturor administreras.

För våra privatkunder (konsumenter som handlar hos oss eller tar kontakt med NordiCare) samlas personuppgifter in i de fall man anmäler sig till vårt nyhetsbrev via vår hemsida, registrerar sig som kund på vår hemsida eller använder köpfunktionen i vår webbshop. Vi behandlar inte privatkunders uppgifter i vårt kundhanteringssystem. Uppgifter behandlas däremot i vårt ekonomi- och bokföringssystem och i vår webbplatsplattform. 

Vi använder oss av cookies på vår webbplats. Cookies är lokalt lagrad data som samlas in för att optimera din användning av vår webbplats. Läs vår cookiepolicy här.

Insamling och behandling av personuppgifter kan även göras avseende de uppgifter du lämnar i kontakt med vår kundtjänst, både som privat- eller företagskund. 

Rättslig grund för behandling av personuppgifter

NordiCare behandlar endast personuppgifter när vi har rättslig grund att göra det. Personuppgifter inhämtas och behandlas både med stöd av att NordiCare ska kunna fullgöra de avtal vi har med våra kunder och/eller med stöd av samtycke från våra kunder. Uppgifter kan komma att behandlas under en längre tid om det krävs för bokföringsändamål.

Lagring, gallring och radering av personuppgifter

NordiCare bevarar bara personuppgifter så länge som det finns behov att spara uppgifterna för att fullgöra de ändamål som de samlades in för.

Uppgifter som finns i vårt kundhanteringssystem ändras eller gallras när kundförhållandet har upphört eller ändrats, exempelvis när personal har slutat eller företaget bytt adress. Vårt kundhanteringssystem inrymmer bara uppgifter om våra företagskunder och anställd personal/kontaktpersoner.

Uppgifter som samlats via vår webbplats gallras och ändras i enlighet med vad som anges under ”Köp på vår webbplats” nedan. Som regel lagrar vi bara uppgifter som är nödvändiga för att kunna assistera och följa upp ett köp du gjort i vår webbshop samt information du lämnat genom aktivt samtycke för att registrera dig som kund hos oss eller prenumerera på vårt nyhetsbrev.

I vårt ekonomi- och bokföringssystem lagras uppgifter som behövs för bokföringsändamål under den tid som krävs i enlighet med bokföringslagen.

Så behandlas dina personuppgifter

NordiCare behandlar dina personuppgifter för olika ändamål inom ramen för vår verksamhet så som beskrivs i punkterna nedan.

Kundregister och orderhantering
I vårt kundhanteringssystem behandlas och lagras uppgifter för våra beställande företagskunders räkning samt potentiella företagskunder som genom samtycke lämnat sina uppgifter för kontakt och framtida information. Kundhanteringssystemet används främst av NordiCares säljare som är i direkt dialog med våra företagskunder samt medarbetare som arbetar med order- och lagerhantering. Kontinuerlig uppdatering och gallring av uppgifter i kundhanteringssystemet sköts genom ansvarig säljare, ändrade uppgifter rapporteras och uppdateras även i vårt ekonomi- och bokföringssystem.

Information om orders och transaktioner behandlas och lagras i vårt ekonomi- och bokföringssystem. Uppgifter kan komma att bestå under en längre tid (högst 7 år) i underlag som sparas för bokföringsändamål enligt bokföringslagen.

Vid orderhantering och leverans av varor behandlas personuppgifter för att kunna fullgöra avtal med våra kunder. Nödvändiga personuppgifter kommer därmed lämnas vidare till våra underleverantörer, exempelvis till speditionsföretag och leverantörer av våra betallösningar. Angående serviceavtal med våra underleverantörer, se ”Tillgång till personuppgifter” och ”Avtalspartners och leverantörer” nedan.

Köp på vår webbplats
De uppgifter som anges vid användning av köpfunktionen på vår webbplats lagras och behandlas inom ramen för vad som är nödvändigt för att genomföra och ge service kring ditt köp. Uppgifter som samlats in för att genomföra köp gallras och lagras i högst 1 år efter genomfört köp i vår webbplatsplattform. Uppgifter som samlats in men som inte är nödvändiga för behandling gallras kontinuerligt och lagras i högst 3 månader i vår webbplatsplattform. Om du registrerar dig som kund på vår webbplats lagras de uppgifter du registrerat i vår webbplatsplattform till och med det att du avregistrerar dig som kund hos oss. Detsamma gäller om du registrerar dig för prenumeration av vårt nyhetsbrev. Du kan när som helst välja att avregistrera ditt konto eller prenumeration hos oss.

Uppgifter om köp som gjorts i vår webbshop registreras i vårt ekonomi- och bokföringssystem. Uppgifter som är nödvändiga att lagra för bokföringsändamål kan komma att sparas under en längre tid, i enlighet med bokföringslagen. Uppgifter om privatkunder överförs inte till kunddatabasen i vårt kundhanteringssystem.

Kundvård
Vi använder dina personuppgifter som du lämnat i kontakt med vår kundservice för att besvara och hantera dina frågor, synpunkter eller reklamationer. För att ge god service kan vi komma att koppla ihop denna information med av kunden redan angiven information och föra anteckningar i vårt kundhanteringssystem för nödvändig service och hantering. Endast uppgifter om företagskunder hanteras i vårt kundhanteringssystem.

Marknadsföring
Personuppgifter från våra kunder används i vissa fall för att adressera direkt marknadsföring så som utskick med information om aktuella produkter och erbjudanden. I huvudsak görs endast utskick till representanter hos våra företagskunder. Vårt mål är att vara välavvägda i vår marknadsföring och endast skicka information om produkter och nyheter som är av intresse för våra företagskunders verksamhet.

Du kan alltid ange att dina personuppgifter inte ska behandlas för direktmarknadsföring. En begäran om spärr mot direktmarknadsföring kan göras direkt via länk i vårt nyhetsbrev och mailutskick eller via skriftlig begäran till vår kundsupport. Privatkunder som registrerat sig via vår webbplats måste aktivt kryssa i att de önskar utskick från oss, ett sådant samtycka kan när som helst tas tillbaka i enlighet med ovanstående.

Tillgång till personuppgifter

Inom NordiCare ska endast de medarbetare som måste ha tillgång till personuppgifter för att kunna genomföra sina arbetsuppgifter ha sådan åtkomst.

NordiCare har serviceavtal med de underleverantörer som behandlar personuppgifter för NordiCares räkning. Dessa avtal innehåller bestämmelser om sekretess och säkerhet vid behandling av personuppgifter. Se vidare ”Avtalspartners och leverantörer” nedan.

Säker hantering av personuppgifter

De uppgifter som anförtrotts NordiCare ska behandlas på ett betryggande sätt. Endast medarbetare med behörighet har tillgång till uppgifterna och skydd finns både mot intrång och förstöring av uppgifterna. Våra medarbetare utbildas i hantering av personuppgifter och aktuella säkerhetsaspekter i förhållande till specifik tjänst.

NordiCare arbetar löpande med att uppfylla principerna om ”inbyggt dataskydd och dataskydd som standard”, detta genom att utvärdera riskerna som finns med vår personuppgiftsbehandling och genom att välja säkra alternativ för vår interna hantering och i förhållande till våra avtalspartners och leverantörer.

Personuppgifter kan överföras för hantering i IT-system som tillhandahålls av externa parter i de situationer som beskrivs under rubriken ”Avtalsparter och leverantörer” nedan.

Avtalspartners och leverantörer

NordiCare använder sig av ett antal olika IT-system och tjänster i verksamheten. I några av dessa lagras och behandlas personuppgifter. En del program är installerade direkt hos oss medan andra är molnlösningar eller installerade hos vår leverantör. För dem fall personuppgifterna hanteras eller lagras hos tredje part är leverantören personuppgiftsbiträde och NordiCare fortsatt personuppgiftsansvarig. Personuppgiftsbiträdet lagrar och behandlar endast uppgifter utifrån sitt givna uppdrag, i enlighet med det avtal som tecknats med leverantören.

Interna IT-system
NordiCares interna IT-system innefattar vårt kundhanteringssystem, ekonomi- och bokföringssystem, synkroniserings-program för koppling mellan webbplattform till ekonomi- och bokföringssystem samt vår Interna IT-miljö. Lagring av alla interna IT-system sker genom molntjänst som administreras med fysisk server inom EU/EES.

Webbplats och köp
Vi använder oss av en webbplatsplattform från extern leverantör. De uppgifter du lämnar vid besök, köp och registrering via vår webbplats samlas in och behandlas. Vår webbserver administreras med fysisk server inom EU/EES.

Betallösningar
Vi använder oss av externa leverantörer för att handlägga våra kunders betalningar. Vi använder leverantörer med tjänst för säker kortbetalning och fakturabetalning. NordiCare hanterar inga personuppgifter i samband men inbetalningar som görs vi de respektive tjänsterna.

Utskick
Utskick och nyhetsbrev görs via en webbaserad leverantörstjänst. Här behandlas e-postadresser och namn för listor av olika utskick. Applikationsserver finns inom EU/EES.

Spedition
Vi använder personuppgifter för att boka transport av köpta varor bokas genom vår speditör. Uppgifter som anges är kopplade till respektive order/varuleverans och nödvändiga för att varorna ska kunna levereras till dig. Uppgifter som lämnats lagras under en begränsad tid hos speditören, så länge som är nödvändigt för aktuell behandling.

Dina rättigheter och återkallande av samtycke

Den personuppgiftsbehandling som NordiCare genomför med stöd av fullgörande av avtal och för bokföringsändamål är tillåten utan samtycke. För hantering i annat syfte krävs däremot att du lämnar ditt samtycke.

Du kan när som helst återkalla ditt samtycke genom att kontakta NordiCares kundtjänst. Vid sådant återkallande raderas samtliga uppgifter som lämnats genom samtycket och all behandling av uppgifterna avslutas. Du har också rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas till vissa ändamål och till exempel inte användas för direktreklam, se även ”Marknadsföring” ovan.

För det fall samma uppgifter behandlas både med stöd av samtycke och för nödvändighet att fullgöra avtal (eller annan rättslig grund) kan uppgifterna komma att behandlas och finnas kvar även om du tagit tillbaka ditt samtycke.

Kontakta NordiCares kundtjänst:
info@nordicare.se
+(0)42-352220

NordiCare
Solrosvägen 1
SE-263 62 Viken

 

Om du vill ha information

Du har rätt att veta vilka uppgifter som finns registrerade om dig i våra system samt om du önskar att dessa kompletteras, gallras eller rättas. Om du önskar ta del av den information som finns lagrad om dig ber vi dig göra en skriftlig ansökan och skicka till vår kundtjänst per post. Modellen nedan kan användas för begäran om registerutdrag. Registerutdrag är gratis och lämnas ut på begäran. Kontakta vår kundtjänst om du har frågor om sådan begäran.

Jag önskar göra en begäran om registerutdrag.

Ort och datum
Namnteckning
Namnförtydligande
Personnummer
Folkbokföringsadress
Telefonnummer/mailadress 

Bifoga kopia av din legitimation. Vi kommer att skicka information till din folkbokföringsadress.

Om du har synpunkter på vår hantering

Den som anser att ett företag bryter mot personuppgiftslagstiftningen kan vända sig till ansvarig myndighet. I Sverige är det Datainspektionen som är ansvarig myndighet.